1. Identificación del Responsable
Electric Control S.A.S. (en adelante "EL RESPONSABLE"), sociedad comercial identificada con NIT 902.062.704-4, domiciliada en Barrancabermeja, Santander, Colombia (Calle 60 #32-04, Piso 3, Edificio Miradores del Cacique). Correo institucional y de protección de datos: proyectos@electricandcontrol.com / legal@electricandcontrol.com | Tel: +57 316 0180 132.
2. Marco Normativo
Esta política se expide en cumplimiento de:
- Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales".
- Decreto 1377 de 2013 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012".
- Decreto 886 de 2014 "Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012".
- Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
3. Definiciones
- Dato personal:
- Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Tratamiento:
- Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).
- Titular:
- Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Responsable:
- Electric Control S.A.S., quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
- Encargado:
- Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Dato sensible:
- Aquellos que afectan la intimidad del titular (origen racial/étnico, orientación política, convicciones religiosas/filosóficas, sindicales, salud, vida sexual, biométricos).
4. Principios Rectores
- Legalidad: Tratamiento conforme a la Constitución y la ley.
- Finalidad: Tratamiento para fines legítimos, informados al titular.
- Libertad: Tratamiento solo con consentimiento previo, expreso e informado.
- Veracidad/Calidad: Datos veraces, completos, exactos, actualizados y comprobables.
- Transparencia: Derecho del titular a obtener información sobre sus datos.
- Acceso y circulación restringida: Solo para titulares, responsables, encargados y autoridades competentes.
- Seguridad: Medidas técnicas y administrativas para evitar adulteración, pérdida o consulta no autorizada.
- Confidencialidad: Deber de reserva por parte de todos los que intervienen en el tratamiento.
5. Categorías de Datos y Finalidades
| Categoría | Datos | Finalidad | Base Legal |
|---|---|---|---|
| Identificación | Nombre, documento, correo, teléfono, cargo, empresa | Autenticación, gestión de accesos, comunicaciones contractuales | Ejecución de contrato / Consentimiento |
| Navegación | IP, navegador, páginas visitadas, tiempo de sesión | Seguridad, analítica, mejora de UX | Interés legítimo / Consentimiento |
| Transaccionales | Proyectos, facturas, órdenes, solicitudes | Ejecución contractual, facturación, cumplimiento legal | Ejecución de contrato / Obligación legal |
| Recursos Humanos | Datos de empleados, nómina, HSEQ, capacitaciones | Gestión laboral, seguridad social, cumplimiento SST | Obligación legal / Consentimiento |
6. Derechos del Titular (Art. 8 Ley 1581/2012)
El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Electric Control S.A.S. o a los encargados del tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable, salvo cuando la ley la exceptúe expresamente.
- Ser informado por el responsable o el encargado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Procedimiento para Ejercer Derechos
El titular puede ejercer sus derechos mediante:
- Correo electrónico: proyectos@electricandcontrol.com / legal@electricandcontrol.com
- Escrito físico: Calle 60 #32-04, Tercer piso 301, Edificio Miradores del Cacique, Barrancabermeja, Santander, Colombia - Atención: Área Jurídica y de Protección de Datos | Tel: +57 316 0180 132
La solicitud debe contener: (i) Nombre completo e identificación del titular; (ii) Descripción clara del derecho que desea ejercer; (iii) Documentos que acrediten la identidad o representación; (iv) Dirección física o electrónica para notificar la respuesta.
Plazo de respuesta: 10 días hábiles para consultas, 15 días hábiles para reclamos (prorrogables 8 días más).
8. Deberes del Responsable y Encargados
- Garantizar al titular el ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado.
- Actualizar la información y adoptar medidas para que la información se mantenga vigente.
- Implementar medidas de seguridad para proteger la información.
- Tramitar consultas y reclamos en los términos de la ley.
- Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" cuando corresponda.
- Informar a la SIC sobre violaciones a la seguridad de la información.
9. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos
El responsable no realizará transferencias internacionales de datos personales sin el cumplimiento de los requisitos legales. En caso de ser necesario para la prestación del servicio (ej. proveedores de nube), se garantizarán cláusulas contractuales tipo aprobadas por la SIC o decisiones de adecuación.
10. Medidas de Seguridad
Electric Control S.A.S. implementa medidas técnicas, humanas y administrativas orientadas a proteger la información conforme al principio de seguridad de la Ley 1581 de 2012:
- Cifrado en tránsito mediante protocolos seguros HTTPS/TLS.
- Almacenamiento seguro de credenciales con hashing criptográfico y políticas de contraseñas robustas.
- Control de acceso estricto basado en roles (RBAC) y principio de menor privilegio.
- Trazabilidad y registro de actividad transaccional en el sistema Minerva ERP.
- Gestión y respuesta a incidentes de seguridad de la información.
- Capacitación en protección de datos personales y confidencialidad para el personal operativo y administrativo.
- Copias de seguridad periódicas de las bases de datos para garantizar la disponibilidad e integridad de la información.
11. Periodo de Conservación de los Datos
Los datos personales se conservarán conforme a los siguientes criterios:
- Durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades comerciales, contractuales u operativas informadas.
- Durante los plazos legales exigidos (mínimo 5 años para datos contables, laborales y fiscales según el Art. 28 del Estatuto Tributario y normatividad colombiana).
- Hasta que el titular solicite válidamente su supresión (siempre que no medie obligación legal o contractual de custodia).
12. Vigencia y Modificaciones de la Política
Esta política entra en vigencia a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras sea necesario para el ejercicio de las actividades de Electric Control S.A.S. Cualquier cambio sustancial se comunicará a través de los canales habituales y se publicará en este mismo sitio web.